Sechs Programme offen, drei davon müssten miteinander reden, tun es aber nicht — und Ihre erfahrenste Sachbearbeiterin kopiert Tag für Tag von Hand. Genau diese Arbeit übernimmt itelly. Sie wechseln nichts, der Mensch behält die Kontrolle.
Drei Beispiele aus dem Tagesgeschäft — Routinen, die früher Tage oder Stunden gefressen haben. Die gleiche Mechanik trägt überall dort, wo gewachsene Tool-Stacks aufeinander treffen: Steuerkanzleien, Industrie- und Handwerksbetriebe ebenso wie die hier gezeigten Branchen. Was Sie heute nutzen, bleibt unverändert. Was wegfällt: die manuelle Arbeit zwischen den Systemen.
Schadensmeldung zu DATEV-Buchung, in einem Lauf.
Mieter-Mail trifft ein. itelly erkennt Objekt und zuständige Person, erstellt eine interne Aufgabe, sammelt Angebote oder Rückmeldungen, ordnet die spätere Rechnung dem Vorgang zu und bereitet die Freigabe für DATEV vor.
Drei Tage Schadens-Hin-und-Her werden zu einer Freigabe-Karte.
Aus 80 Seiten PDF wird eine saubere Bestandsliste.
Police, Nachtrag, Zusatzvereinbarung, Beitragsrechnung. Alles im selben Scan. itelly klassifiziert pro Seite, extrahiert VN, Police-Nr., Tarif, Beiträge, Laufzeiten und schreibt zeilenweise in die Bestandsführung. Duplikate werden zusammengeführt. Auf der gleichen Mechanik laufen bei uns auch Sales-Strecken bis zur Police und der Check ganzer Vertragsbestände.
Bestandsübernahme von einer Woche auf einen Vormittag.
PV-Abrechnung für Mieterstrom, auch ohne API.
Zählerstände vom Wechselrichter-Portal, Bezugswerte vom Smart-Meter-Gateway, Direktlieferung an Mieter, Reststrom vom Versorger. itelly konsolidiert die Quellen, rechnet pro Partei ab und schreibt zurück ins Bestandssystem. Per GUI-Automation, wo keine Schnittstelle da ist — bis hin zum eigens gebauten Abrechnungstool, wenn der Standard nichts hergibt.
Zwei Tage Excel-Frickelei werden zu drei Stunden Abrechnung.
Die Orchestrierung ist unser Kern. Aber selten endet ein Tool-Problem an der API-Grenze — meistens sitzt jemand davor, der entscheiden muss, welches Tool überhaupt das richtige ist und wie sein Team damit arbeitet. Beides machen wir mit.
Wir orchestrieren Ihre bestehenden Systeme — über APIs, Webhooks und, wo nötig, GUI-Automation. Outlook, DATEV, Branchensoftware: bleibt unverändert, redet jetzt aber miteinander. Inklusive eigener Mini-Tools, wenn der Standard nichts hergibt.
Vor jeder Automatisierung steht die Frage, ob das Tool überhaupt passt. Wir kennen den Mittelstands-Stack, sortieren Auswahl und Einführung neuer Werkzeuge — und prüfen ehrlich, was sich auch mit freien oder bestehenden Tools sauber abbilden lässt.
Tool-Onboarding, Change-Management und Prozess-Anpassungen über die ersten Monate hinweg. Damit das, was wir bauen, auch wirklich genutzt wird — und nicht nach einem halben Jahr wieder versandet, weil niemand zuständig war.
Nachvollziehbar, ohne Verkaufstermin. Das schriftliche Memo bleibt bei Ihnen.
„Effizienz steht für mich seit jeher an erster Stelle. Deshalb entwickle ich seit Jahren Werkzeuge, die im Alltag Minuten sparen — und im Team oft ganze Stunden. Genau daraus ist itelly entstanden: Wir verbinden, was Sie bereits nutzen, statt Ihnen ein weiteres System zu verkaufen."
Nein. itelly verbindet, was Sie bereits nutzen. Outlook bleibt Outlook, Ihre Branchensoftware bleibt unverändert. Wir bauen die Brücken dazwischen, kein Ersatzsystem.
Drei Punkte, an denen die Self-Service-Plattformen im Mittelstand regelmäßig anstoßen. Erstens: DATEV, DocuWare, DOMUS, iX-Haus, SAP IS-U und Tobit David haben keine vollwertigen APIs für Ihren Use-Case — itelly bedient sie per GUI-Automation, wenn nötig. Zweitens: Konfidenz-Schwellen mit Mensch-in-der-Schleife pro Workflow statt „läuft oder läuft nicht"-Branches. Drittens: Pflege liegt bei uns, nicht bei Ihrem Systembetreuer — wenn DATEV ein Update bringt oder die Branchensoftware ihre Maske umbaut, passen wir an. Bestehende Make-/Zapier-Strecken können bleiben, wo sie funktionieren; itelly übernimmt die Stellen, an denen sie heute scheitern.
Setup zum Festpreis, kein Stundensatz. Danach monatlich, jeden Monat kündbar. Als Faustregel zur Größenordnung: wenn eine Sachbearbeiterin heute 8–12 Stunden pro Woche zwischen Tools kopiert, holt der Pilot seinen Festpreis erfahrungsgemäß im ersten Quartal wieder rein — oft eher. Wir rechnen Ihnen das auf Ihren Prozess durch und legen es schriftlich vor, bevor Sie irgendetwas entscheiden müssen. Wenn der Pilot nicht hält, was im Memo steht, bekommen Sie das Setup-Honorar zurück (Pilot-Garantie).
Genau dafür gibt es uns. Setup, Pflege und Anpassungen liegen bei uns. Sie haben einen festen Ansprechpartner und brauchen kein eigenes Tech-Team.
Sehr wenig auf den ersten Blick — das ist Absicht. Kein neuer Login, keine zusätzliche Oberfläche, keine Schulungs-Pflicht. Sie öffnet weiter Outlook und DATEV wie gewohnt. Was sie zusätzlich bekommt: eine Freigabe-Karte, in der itelly Vorgang, Belege, Vorschläge und Konfidenz schon zusammengezogen hat — sie sichtet, korrigiert wenn nötig, gibt frei. Aus „acht Klicks und drei Programme" wird „eine Karte mit allem drauf". Bei Vorgängen unterhalb der Konfidenz-Schwelle, die Sie pro Workflow setzen, bleibt die volle Kontrolle bei ihr; bei klaren Routinen läuft itelly im Hintergrund durch.
Wir lösen das per GUI-Automation. itelly bedient die Software wie ein Mensch, nur deutlich schneller und ohne Tippfehler. Auch ältere Branchensysteme ohne API binden wir so an.
Wir. Bei API-Änderungen oder GUI-Updates ist die Anpassung Teil des laufenden Setups. Sie müssen nichts überwachen.
Jeder Vorschlag bekommt eine Konfidenz-Bewertung. Unterhalb der Schwelle, die Sie für jeden Workflow setzen, landet der Vorgang bei einem Sachbearbeiter, nicht in der Automatik. Sie sehen jederzeit, wann itelly entscheidet und wann ein Mensch übernimmt. Dazu unsere Pilot-Garantie: hält der Pilot nicht, was im Memo steht, bekommen Sie das Setup-Honorar zurück.
Sie können monatlich kündigen. Ihre Daten bleiben in Ihren Systemen. Wir nehmen unsere Automatisierungs-Schicht weg, sonst nichts.
Zwei bis vier Wochen, je nach Tiefe des Workflows. Den ersten produktiven Schritt sehen Sie meist nach Woche eins.
Wir arbeiten am liebsten mit Mittelständlern zwischen 5 und 50 Mitarbeitenden, die mehrere Programme parallel nutzen, keine eigene IT-Abteilung haben und gewachsene Tool-Landschaften pflegen — Steuerkanzleien, Hausverwaltungen, Versicherungsagenturen, Messdienstleister, Industrie- und Handwerksbetriebe. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie reinpassen, sagen wir es im Audit-Gespräch ehrlich.
30 Minuten per Video oder Telefon. Schriftliches Memo vorab. Kein Verkaufstermin.